เร อง Office365. ห วข อท 1 ทำควำมร จ กก บ Office ทำควำมร จ กก บ Offfice365

Transcription

1 เร อง Office365 ห วข อท 1 ทำควำมร จ กก บ Office ทำควำมร จ กก บ Offfice365 Office365 ค อ Office เวอร ช นออนไลน โดยเปล ยนร ปแบบจำกกำรใช โปรแกรมบน PC ไปเปล ยนใช โปรแกรมบน Cloud computing อ กท งย งม Feature ต ำงท น ำสนใจได แก Exchange ม พ นท 50 GB, Sharepoint, Lync, OneDrive ม พ นท 1 TB โดยท งหมดอย จะทำงำนอย บน Cloud computing ของ Microsoft ซ งไม ว ำค ณจะอย ท ไหน ก สำมำรถเข ำถ ง Application ต ำงๆพวกน ได เพ ยงแค ม อ นเตอร เน ต Office365 ประกอบไปด วย 1. Outlook ค อ กำรร บส ง กำรต งกฏเพ อกำรใช งำนท สะดวกสบำยมำกย งข น 2. Calendar กำรสร ำงตำรำงน ดหมำย ตำรำงกำรทำงำน เพ อวำงแผนงำนต ำงๆ รวมไปถ งกำรประย กต ใช ในกำรกำร จองห องเร ยน หร อห องอบรม ห องประช ม 3. Lync (People ) ค อกำร chat online ข อม ลต ดต อของเพ อนๆ ซ งสำมำรถเพ มข อม ลได หลำกหลำยร ปแบบ เช น สร ำงรำยบ คคล (Create Contact) หร อรำยกล ม (Create Group) 4. Newsfeed ช องทำงกำรส อสำรเพ อแบ งป นก น ซ งกำรใช งำนง ำยมำก สำมำรถกด Like หร อ Reply เพ อตอบโต กำรสนทนำน นๆ บนหน ำบล อคน น 5. OneDrive ค อ Storage ท อย บน Cloud ม พ นท มหำศำล ซ งน กศ กษำจะได ร บบ ญช ผ ใช ละ 1T B. ซ งใช งำนง ำยเพ ยงลำกและวำง รวมถ งกำรพร ว วก อนเป ดไฟล ได ด วย เพ มควำมสะดวกสบำยให ก บผ ใช งำนได เห นก อน กำรเป ดใช งำน 6. Sites ร ำงไซด ส วนต วง ำยๆ หร อปร บใช เป นรำยว ชำเพ อให น กศ กษำส ำหร บท ำงำน กล ม สำมำรถก ำหนดส ทธ สมำช กได เช นก น 7. Word online โปรแกรม ออนไลน 8. Excel online โปรแกรม excel ออนไลน 9. PowerPoint Online โปรแกรม PowerPoint ออนไลน 10. OneNote Online โปรแกรม OneNote ออนไลน

2 เร มต นกำรเข ำใช งำน Office เข ำไปท เว บไซต portal.microsoftoffice.com โดยใส usernaame : username@office365.mju.ac.th password : aaaaaaaaa จำกน นคล ก Sign in 2. หำกเข ำคร งแรก ระบบให บ งค บให เปล ยน password โดยให กรอก password เด มในช อง Old password และต ง password ใหม ในช อง New password และทำกำรพ มพ password อ กรอบในช อง confirm password แล วกด save

3 3. หล งจำกน น จะกล บมำหน ำแรกอ กคร งเพ อใส password ใหม ท เรำต งไว ก อนหน ำน 4. คร งแรกท เข ำมำจะพบก บ ภำพรวมของระบบ ด งภำพ ห วข อท 2 กำรบร หำรจ ดกำรระบบ 1. เป ดใช งำน โดยคล กท Outlook คร งแรกท เข ำใช งำนระบบจะให ต งค ำภำษำ และ Time zone ให เล อกเป น UTC+7 Bangkok Hanoi Jakarta แล วกด save

4 2. หน ำเร มต นกำรใช งำน Outlook ประกอบไปด วย - New mail สำหร บกำรสร ำง ฉบ บใหม (A) - แถบ Inbox ด ำนซ ำยม อ เม อม อ เมล ฉบ บใหม เข ำมำ จะปรำกฏอย ในกล องน และสำมำรถสร ำงโฟล เดอร ใหม เปล ยนช อ ลบ ได ตำมต องกำร (B) - เน อหำของอ เมล จะแสดงท ด ำนขวำม อ หร อเล อก Open separate window เพ อเป ดข นมำอ กหน ำต ำง (C) - สำมำรถเล อก ตอบกล บ หร อ ส งต อ จำกเมน ท อย ในเน อหำของรำยละเอ ยด ท อ ำน (D)

5 3. กำรปร บต งค ำข อม ลส วนต วใน Outlook - ไปท Setting ด ำนบนฝ งซ ำยม อ แล วเล อก Region and Time Zone แล วเล อกเมน Account - ในส วนน จะแสดงรำยละเอ ยดต ำงของ Account ของท ำน โดยสำมำรถแก ไขข อม ลต ำงได ด งน A ร ป Profile B แสดงรำยละเอ ยด User ID Display name ท แสดงให คนอ นเห น C แสดงพ นท Mailbox ท เรำใช ไป และเหล อท ว ำงเท ำไร - D Edit Information เพ อแก ไขข อม ลส วนต ว

6 4. กำรเปล ยนร ปภำพ โดยกำรคล กท Change > choose file จำกน นทำกำร brown หำร ปท เรำต องกำร คล กร ปท ต องกำร แล วกด Save 5. General แก ข อม ลท วไป ได แก ช อ นำมสก ล ช อท ใช แสดงให คนอ นเห น

7 6. สถำนท ต ดต อ แก ไขข อม ลเก ยวก บสถำนท ต ำงๆ 7. หมำยเลขท ต ดต อ แก ไขหมำยเลขโทรศ พท ท สำมำรถต ดต อได

8 ห วข อท 3กำรจ ดกำรก บ ต งกฏในกำรร บส ง สำมำรถจ ดกำรก บ ได แก กำรกำหนด กฏในกำรร บส งต ำงๆ เพ อแบ งแยกประเภทของจดหมำยแต ละฉบ บ หร อ รวมไปถ งกำรตรวจสอบกำรส งจดหมำย หร อ ต งกฏต งนโยบำยในกำรเก บข อม ลจดหมำยของท ำน 1. กำรกำหนด นโยบำยกล องขำเข ำ หร อกำรแยกประเภทจดหมำย - ไปท Organize -> inbox rules โดยเล อกท เคร องหมำย + แล วเล อก กฏตำมท ต องกำร - จะม รำยกำรกฏต ำงๆให เล อก เพ อจ ดกำรก บจดหมำย หร อเล อกสร ำงกฏใหม ให ก บจดหมำยหร อข อควำมท มำถ ง

9 - ท หน ำต ำง Inbox rule ให กรอกช อของ กฏท เรำต องกำร - เล อกกฏ เม อม จดหมำยใหม เข ำมำ - เล อกว ำต องกำรให ทำอะไรก บจดหมำยน นต อไป - คล ก Save 2. ตรวจสอบสถำนะกำรร บส งจดหมำยของท ำน โดยสำมำรถเช คได ว ำท ำนส งจดหมำยไปหำใครบ ำง หร อม ใคร ส งจดหมำยมำหำท ำนบ ำง - ไปท เมน Organize -> delivery reports โดย A ตรวจสอบ ท เส งออกไป B ตรวจสอบ ท ร บเข ำมำ C เล อกห วข อ Subject ของ D แสดงรำยละเอ ยด กำรร บส ง หร อ ท เรำต องกำรตรวจสอบ สำมำรถด บเบ ลคล กเพ อด รำยละเอ ยดได

10 3. นโยบำยกำรเก บข อม ล สำมำรถกำหนดระยะเวลำกำรเก บจดหมำยได โดยกำหนดกฏให ก บ Folder ท เก บ e- mail - Organize ->retention polices เล อกท เคร องหมำย + เพ อเล อกกฏหร อระยะเวลำท ท ำนต องกำรกำหนด

11 4. กำรสร ำง signature ค อ กำรสร ำงคำลงท ำย หร อลงช อ ของท ำน โดยท ไม จำเป นต องซ ำหลำยๆ คร ง เพ ยงแค ต งค ำคร งเด ยว ก สำมำรถเร ยกใช งำนได อ ตโนม ต - ไปท เมน Setting -> mail -> ด ท signature - สร ำง signature ได ตำมท ต องกำร - สำมำรถเล อก ได ว ำจะให ม กำรใส signature ลงไปท กคร งท ส งจดหมำยหร อไม จำกน นกด Save 5. กำรต งค ำภำษำ และ เวลำ Time Zone ท ใช แสดงผล

12 6. กำรต งค ำเก ยวก บ โทรศ ทพ จะแสดงรำยละเอ ยดของ smart phone ท ทำกำร Connect ก บระบบ หร อกรณ โทรศ ทพ หำย เรำสำมำรถ ล ำงข อม ลในโทรศ พท ได เพ อป องก นข อม ล A แสดงรำยละเอ ยดช อ อ ปกรณ สำมำรถด บเบ ลคล กเพ อแสดงรำยละเอ ยดต ำง เช น ย ห อ ระบบปฏ บ ต กำร ระบบเคร อข ำย B Wipe device ค อล ำงข อม ลกรณ ท โทรศ พท หำย เพ อป องก นไม ให ผ อ นนำข อม ลเรำไปใช C Delete อ ปกรณ ออกจำกระบบไปเลย หล งจำกท ทำกำร Wipe device แล วให ทำกำร Delete ออกจำกระบบ ไปเลย

13 7. Block Allow เป นเป นกำหนดควำมปลอดภ ยให ก บก บร บส งจดหมำย ท ำนสำมำรถบล อกบ คคลท เป น อ นตรำยหร อก อกวนกล อง ของท ำนได เช นพวก Spam mail หร อ junk mail ต ำงๆ - Block or allow-> block or allow - นำ address ของ spam mail หร อ ท เรำต องกำร block มำใส ในช องหมำยเลข 1 แล วคล ก + - กด Save

14 ห วข อท 3 กำรใช งำน Office Online 1. กำรสร ำงเอกสำรออนไลน ได แก word excel PowerPoint OneNote - ไปท เมน OneDrive -> New จะม ชน ดเอกสำรให เรำเล อก คล กชน ดเอกสำรท เรำต องกำร - หน ำตำม จะม ล กษณะคล ำยก บ Microsoft word อำจจะม แค บำงเมน ระด บ Advance ท หำยไป แต ส วนใหญ เมน ท ใช ประจำ อย ำงเช น กำรจ ดกำรก บต วอ กษร เพ มส หร อกำรแทรกร ปภำพ หร อตำรำงต ำง ๆสำมำรถใช งำนได เหม อนก บเรำใช Microsoft word 2013 ในเคร องของเรำเลย - สำมำรถแทรกร ปภำพโดย Brown จำกเคร องเข ำไปได เลยเสม อนว ำทำงำนก บ Office desktop

15 - New Excel -> Create a new document - New PowerPoint

16 2. ว ธ กำร Save file - ไปท เมน File > save as - ต งช อไฟล ตำมท ต องกำร

17 - จะได ไฟล ท เรำสร ำง ตำมช อท กำหนด 3. กำรเป ด และ แก ไขไฟล เอกสำร โดยม สองแบบ ค อ ใช งำนผ ำน Office online หร อ ใช งำนก บ Office ของเคร อง Desktop - คล กท ไฟล ท ต องกำรเป ด โดยไฟล ท สำมำรถเป ดอ ำนได แก word excel PowerPoint OneNote pdf - หร อจะเล อกเป ดจำก Office จำกเคร องของท ำน โดยคล กท จ ดไข ปลำ แล วเล อก Download and copy

18 - จะปรำกฏเมน save ท ด ำนล ำง คล ก save as

19 - เล อกตำแหน งท เก บไฟล จำกน นกด save จะได เอกสำรท ท ำนต องกำร - กรณ ต องกำรแก ไขเอกสำร สำมำรถเล อกได สองแบบเช นก น ค อ แก ไขจำก Office online และ แก ไขจำก โปรแกรม office ของเคร อง - เป ดไฟล ท ต องกำรแก ไขจำกว ธ ก อนหน ำน แล วคล กท ด ำนบน Edit Document

20 - 1 สำหร บแก ไขผ ำนโปรแกรมบน Desktop - 2 สำหร บแก ไข เอกสำรผ ำน Office online - 3 สำหร บ save เอกสำรแบบ automatic และกล บเข ำส หน ำจอ Onedrive - สำหร บกำรแก ไขผ ำนโปรแกรม Microsoft Office บน Desktop เม อเคล กเมน เพ อเล อกกำรแก ไขผ ำนโปรแกรมบนเคร องแล ว ระบบจะทำกำรให log on username password อ กเคร อง โดยให กรอก ลงไป

21 ระบบจะให กรอก username password อ กรอบ จะได เอกสำรท เรำต องกำรแก ไขเร ยบร อยแล ว โดยส งเกตท ฝ งซ ำยม อด ำนบนจะเห นว ำ ม กำรช อเรำ Log on ใช งำน Office อย

22 กรณ ท แก ไขเอกสำรเสร จเร ยบร อยแล ว คล ก Save ระบบจะ Save ข นไปบน Could ของเรำโดย อ ตโนม ต

23 ห วข อท 4 กำรใช งำน OneDrive 1. กำรเก บเอกสำรไว ท OneDrive สำมำรถเก บไฟล เอกสำรต ำงๆ ได แก ไฟล ร ปภำพ ว ด โอ ไฟล image เช น.iso ก สำมำรถเก บไว ได แทบท กชน ด สำมำรถเก บไว ได หมด หร ออำจจะเก บร ปแบบของ.zip ก ได โดยม พ นท ให ถ ง 1 TB และอนำคตอำจจะเป นแบบ unlimited - เป ด OneDrive -> สร ำง Folder ตำมท ท ำนต องกำร คล กท New -> Folder - ต งช อตำมท ท ำนต องกำร จำกน นคล ก Create - สำมำรถสร ำง Folder ย อยลงไปได โดยคล กเป ดท Folder หล กก อนแล วจ งสร ำง Folder ย อย 2. กำร upload ไฟล มำไว ท OneDrive - เล อก folder ท ต องกำรเก บไฟล คล กท เมน Upload -> Open

24 - หร อทำกำรคล กไฟล จำกเคร องคอมพ วเตอร ของค ณ แล วลำกมำใส ในตำแหน ง Drag file here to upload \ 3. ว ธ กำรเป ด preview ด ไฟล - คล กท จ ดไข ปลำ ท ไฟล ท ต องกำรด

25 - จะปรำกฏต วอย ำงไฟล ด งภำพ หำกเป นไฟล ภำพ หร อ ว ด โอสำมำรถคล กท ไฟล เพ อเป ดใช งำนได เลย - แต หำกเป นไฟล เพลง เช น.mp3 ต องคล ก preview ก อนถ งจะสำมำรถเล นได - กรณ ท เป นไฟล ว ด โอ คล กท ช อไฟล เพ อเป ด เล นว ด โอได เลย

26 4. กำรใช เอกสำรร วมก น หร อกำรแชร ไฟล แชร Folder - Status ของเอกสำร 1. ตรวจสอบสถำนะของเอกสำร ม อย 2 แบบ ด งน ท ม ร ปก ญแจ แสดงว ำเป นแบบไฟล ส วนต ว ไม ได ม กำรแชร ไว แบบเป นร ปคน แสดงว ำม กำรแชร ไฟล น นให ก บบ คลลอ น\

27 2. ตรวจสอบว ำไฟล น นม กำรแชร ไปหำใครบ ำง โดยคล กขวำท ไฟล น น -> Share with 1 ค อ แสดงช อเจ ำของไฟล Owner 2 ค อ แสดงช อ คนท ท ำนได แชร ไฟล ให และ แสดงส ทธ ท แชร ให ว ำ สำมำรถทำอะไรได บ ำง โดยจะม อย สองแบบ ค อ Can view ค อ ด ได อย ำงเด ยว ก บ Can edit ค อ สำมำรถแก ไขได - ว ธ กำรแชร ไฟล ท ำนสำมำรถแชร ไฟล หร อแชร Folder ให ก บบ คคลอ นได ไม ว ำจะเป นเพ อนร วมงำนหร อ อำจำรย หร อ ห วหน ำงำน โดยสำมำรถกำหนดส ทธ ได เช นก น ว ำจะให ด ได อย ำงเด ยว หร อสำมำรถแก ไขได

28 1. เล อกไฟล ท ต องกำรแชร โดยคล กท จ ดไข ปลำ -> Share 2. ใส ช อหร อ address ของคนท ต องกำรแชร ให ลงไป โดยเคล อกท ฝ งขวำม อ ว ำต องกำรแชร แบบ ไหน Can edit ค อสำมำรถ แก ไขได Can view ค อสำมำรถ ด ได จำกน นคล ก Share 3. ระบบจะส งเมลล ไปย งส งเมลล ไปหำย ง คนท ท ำนแชร และสำมำรถคล กเพ อเป ดด ไฟล ท แชร จำก น น

29 4. หร อจะคล กท Floder share with me จะพบว ำม เอกสำรท แชร มำถ งเรำ 5. ด รำยละเอ ยด จำก Modified By ค อแสดงช อคนท แก ไขไฟล ล ำส ด - ว ธ กำรแชร โฟลเดอร 1. ว ธ กำรเหม อนก บแชร ไฟล ค อคล ก จ ดไข ปลำท Folder หร อเล อกท ร ปก ญแจท หล ง Folder ท เรำต องกำร 2. ใส ช อหร อ address คนท ต องกำร 3. สำหร บปลำยทำง ของคนท แชร ให ไปคล กเป ดจำก หร อ คล กท Folder share with me

30 - กำรเป ดไฟล ผ ำน Smart Phone เล อกไฟล ท ต องกำร คล กท จ ดไข ปลำ แล วคล กเล อกท ร ปโทรศ พท คล ก Open this link on Phone จะได QR Code สำหร บเป ดใช งำนในโทรศ ทพ Scan QR Code เข ำไปในโทรศ ทพ โดยโทรศ ทพ ของท ำจะต องม โปรแกรมอ ำน QR Code ก อน แค น ก สำมำรถเป ดไฟล ผ ำนโทรศ ทพ ได แล ว

31 - กำรยกเล กแชร ไฟล ให เล อกไฟล ท ต องกำรยกเล ก แล วเคล ก Share -> Share with -> Stop Sharing - กำรเข ำมำใช งำนเอกสำรร วมก น พร อมก น ท ำนสำมรถใช งำนไฟล ร วมก นได เช น กรณ ท ม ประช ม สำมำรถช วยก นทำงำนก บไฟล เด ยวก น หร อ กรณ ต องทำงำนร วมก น อย ำงน กศ กษำ ต องกำรทำงำนกล ม อำจจะอย ก นคนละท หร อม โน ตบ คคนละเคร อง แต ก สำมำรถเข ำมำทำงำนก บไฟล ร วมก นได พร อมๆก น เพ อให งำนเสร จไว 1. New เอกสำรข นมำ ยกต วอย ำง Word 2. คล กท ป ม Share ด ำนขวำม อ เล อกแชร

32 3. พ มพ ช อหร อ คนท ต องกำรแชร ไปให 4. ทำงฝ งผ ร บจะได ร บ และคล กเข ำไปใช งำนร วมก นได 5. หำกม คนเข ำมำแก ไขเอกสำรพร อมก น จะแสดงช อคนท มำแก ไขด ำนบนขวำ และจะปรำกฏท ข อควำม ของคนท แก ไขในส วนน นๆ 6 หำกไม ต องกำร share แล ว ให คล ก Stop sharing

33 - กำร Check Out เอกสำรกรณ ท ม กำรใช ไฟล ร วมก น เพ อบ งบอกว ำเอกสำรฉบ บน เป นเอกสำร ฉบ บสมบ รณ แล ว ไม สำมำรถแก ไขได อ ก คล กท ไฟล -> จ ดไข ปลำ -> Checkout

34 - ว ธ กำรลบเอกสำรท ละหลำยไฟล เล อกทำเคร องหมำย ถ ก นำหน ำไฟล ท ต องกำร -> Manage -> Delete

35 5. กำรใช งำนบน PC Link สำหร บกำร Download one drive for client 1. ไปท เมน Sync แล วคล ก Sync now 2. คล กเล อกภำษำ จำกน นคล ก Install 3. หำก Brower บล อก Content ไว ให คล ก Allow

36 4. คล ก Run 5. ระหว างการต ดต งจะปรากฏหน าต างแสดงรายละเอ ยด 6. คล ก Next

37 7. คล ก Accept

38 8. คล ก Sign in 9. ใส username password ลงไป

39 10. คล ก Next

40 11. เล อก could คล ก Next 12. คล ก No Thank เพ อข ำมไป 13. รอส กคร

41 14. หำกข นแบบน ให รอพ กคร ป ดไปก อน จำกน นค อยคล กท เมน ด ำนล ำงเพ อเป ดใช งำนใหม 15. จะปรำกฏหน ำต ำงน ข นมำ ให เล อก Path ท เรำต องกำรเก บข อม ลไว

42 16. จะได โฟลเดอร OneDrive จำก Could มำไว ในเคร องคอมพ วเตอร ของท ำน